Wat is een bureaucratie?

"Je hebt het heel vaak over bureaucratieën! Maar wat bedoel je daar nu precies mee?" Dat is wat een klant me recent vroeg. Een goede vraag! En tot nu toe is het woord bureaucratie zelfs nog nooit genoemd in een Results2Match blog! Tijd voor een bureaucratie checklist!

In 1979 schreef Henry Mintzberg zijn boek The structuring of organizations. Dit boek, nog steeds voor een paar Euro's te koop bij amazon.com, zou je leidende bron moeten zijn als je echt alles van organisatietheorie en -praktijk wilt weten. Het boek gaat uiteraard ook uitgebreid in op de bureaucratie.

Ook vandaag gaat de discussie over de definitie van het begrip organisatie door. Bijv. de definitie van bureaucratie in de Engelse Wikipedia (de Nederlandstalige Wikipedia loopt behoorlijk achter; de vertaling hierna is van mij):

Bureaucratie is de combinatie van organisatiestructuur, procedures, protocols en een set reguleringen die samen activiteiten managen, gewoonlijk in grote organisaties. De bureaucratie wordt vaak weergegeven door

• een standaard procedure (het volgen van regelgeving) die de uitvoering van de meeste of alle processen in de organisatie richting geeft;
• formele verdeling van de macht;
• hiërarchie; en
• relaties, bedoeld om te anticiperen op behoeftes en om de efficiëntie te verbeteren.

Merk op dat vele punten in de Wikipedia tekst een aantekening hebben die oproept tot verduidelijking en het geven van meer referenties!

In deze blog wil ik met je delen enkele van de belangrijkste punten van het organisatietype bureaucratie uit het eerder genoemde boek van Mintzberg. Hij gebruikt overigens de term 'machine bureaucracy'.

Hoe herken je nu een bureaucratie? De tabel geeft de belangrijkste karakteristieken van een bureaucratie:

Ik meen dat deze karakteristieken geen nadere toelichting behoeven, behalve externe controle. Met externe controle wordt bedoeld dat het gedrag van de organisatie zeer sterk bepaald wordt door externe factoren. Een voorbeeld van externe controle is oplegging van overheidsregels, of politiek invloed.

Dus een bureaucratie:

• Is in hoge mate gespecialiseerd.
• Brengt routinematige operationele taken in de praktijk.
• Gebruikt in de dagelijkse routines zeer geformaliseerde procedures.
• Heeft door de gehele organisatie heen een ver doorgevoerde praktijk van regels, regelgeving en geformaliseerde communicatie.
• Heeft grootschalige eenheden op de werkvloer.
• Vertrouwt op functionele indeling om taken te groeperen.
• Heeft doorgaans centrale besluitvorming.
• Heeft een enorm ontwikkelde administratieve structuur met een scherp onderscheid tussen lijn en staf.

In een bureaucratie geeft men op alle niveaus de voorkeur aan formele communicatie. Het nemen van beslissingen volgt doorgaans de formele keten van autoriteit. Het benadrukt de scheiding tussen verschillen in werk en de verschillende eenheden. Het probeert alles te controleren:

• Pogingen worden ondernomen om alle mogelijke onzekerheden weg te nemen, zodat de machine vlot kan doorwerken, zonder onderbreking.
• Door de hoge mate van specialisatie is de structuur vol van conflictbronnen, zelfs het controlesysteem vereist bronnen van conflict.

Topmanagement is vooral bezig met het verfijnen van de bureaucratie. Een groot deel van hun energie gaat naar het bij elkaar houden van de structuur met het oog op alle conflicten. De macht ligt in grote mate bij het topmanagement. De enigen die echt informatie en macht delen met het topmanagement zijn de analisten van de techno-structuur. Dat komt door hun taak om iedereens werk te standaardiseren. Strategieplanning wordt top-down uitgevoerd, met een sterke nadruk op activiteitenplanning.

Wanneer een set simpele, zich herhalende taken zeer precies en consistent moet worden uitgevoerd door mensen, dan is de bureaucratie de meest efficiënte structuur. Door mensen te behandelen als 'middle', 'als categorieën van status en functie in plaats van individuen' heeft 'als consequentie het vernietigen van de zinvolheid van het werk zelf'. Democratisering neemt niet weg het conflict tussen engineering tegen individuele voldoening.

Coördinatie vindt plaats door directe supervisie. Het administratieve centrum heeft hier geen rol in. Het gevolg is dat de gefilterde en geaggregeerde informatie die de top bereikt, zo vaag is dat het topmanagement er niet op kan vertrouwen. Daarom hebben zij de keuze tussen overladen te worden met details, of beslissingen te baseren op oppervlakkige inadequate en abstracte informatie.

Als het topmanagement blijvende veranderingen wil doorvoeren, dan moet er aan de volgende 2 condities voldaan zijn:

1. Strategieën moeten buiten de bureaucratische structuur om geformuleerd worden om realistisch geïmplementeerd te kunnen worden.
   Denk aan een taakgroep, die de directie vormt van de nieuwe organisatie.
2. De verandering moet sterk beperkt zijn en ruim binnen het begrip van de medewerkers vallen.
   In tijden van onvoorspelbare veranderingen houdt de twee-eenheid van formulering en implementatie op te bestaan. Men blijft doen wat men altijd gedaan heeft, zonder rekening te houden met de nieuwe of gewijzigde strategie. Het resultaat is ongedefinieerd, namelijk een vreemde mix van oud en nieuw.

Daarom kan een bureaucratische structuur zich fundamenteel niet aanpassen. Topmanagers kunnen een bureaucratie alleen veranderen als zij tijdelijk overschakelen naar een kleine, meer flexibele organisatiestructuur, werkend volgens andere organisatieprincipes.

Hoe krijg jij iets gedaan in een bureaucratie? Wij horen graag van je! Deel je ervaringen met de Results2Match Community!

Heb je wat hulp nodig bij een Quick Scan hoe om te gaan met een bureaucratie? Kun je begeleiding gebruiken om veranderingen in de bureaucratie te implementeren? Of wil je assessment op je hoe de bureaucratie te vereenvoudigen? Neem nu contact op met Hans Lodder!

Of wil je je eigen staf verder professionaliseren met betrekking tot organisatievragen, Quick Scans of Assessments? Laat Hans Lodder hen nu trainen en coachen!