Mijn KPI-checklist: mijn definitieve lijst van prestatie-indicatoren!

Photo at blog from webmaster - 24/10/2010 - 09:08

Mattison heeft enkele jaren geleden een indrukwekkend overzicht gemaakt van KPI's, inclusief alle niet-financiële KPI's. Hij heeft het overzicht 'Guide to Performance Measurement and Non-Financial Indicators' genoemd, oftewel 'Gids tot performance meting en niet-financiële indicatoren'. De lijst is zeer uitgebreid en daarom heb ik voor u een selectie gemaakt, die zelf een zeer complete checklist vormt.

Achtergrond KPI's

Een Key Performance Indicator (KPI) wordt gebruikt om bedrijfsprocessen te meten, en als er verschil is tussen de referentiewaarde van de KPI en de actuele waarde, om het bedrijfsproces bij te sturen. Op deze manier kun je waardevolle bedrijfsbronnen goed managen. Wij bij Results2Match, Hans van Nes en Hans Lodder, hebben veel over KPI's geschreven. Snuffel maar eens in onze blogs! U kunt hier genoeg ideeën op doen voor alle mogelijke situaties.

Ik volsta hier met enkele KPI implementatie suggesties:

  1. Begin met een minimum aan Key Business Requirements. Simpele bedrijfsprocessen zijn veel stabieler dan complexe, foutgevoelige processen.
  2. Limiteer het aantal verschillende KPI's en actualiseer uw KPI's regelmatig. Vervang niet langer relevante KPI's door meer significante indicatoren, op grond van uw actuele bedrijfssituatie. Anders wordt u teveel onnodig afgeleid.
  3. Het is noodzakelijk om KPI's te presenteren in de vorm van een actiegericht dashboard. Anders verbetert er weinig.

Hierna volgt mijn definitieve KPI-checklist. Eerst van het KPI implementatieproces en daarna prestatie-indicatoren per bedrijfsfunctie.

Checklist KPI-implementatie

Deze checklist helpt het management richting te geven bij het KPI inrichtingsproces. De checklist kan helpen om een gezonde bedrijfsvisie te verzekeren door niet-financiële indicatoren serieus te nemen:

  • Geen enkele prestatie-indicator zou te veel nadruk moeten krijgen. Geen enkele indicator zou langdurig een eigen leven moeten leiden in het bewustzijn van topmanagement of management goeroes. De financiële afdelingen binnen uw organisatie moeten echt begrijpen hoe het bedrijf zijn geld verdient.
  • Producten en diensten moeten vlot en gemakkelijk door de productiecyclus heen stromen.
  • Garantie-reparaties worden tot een minimum beperkt en zeer vlot afgehandeld.
  • De afleverprestaties van leveranciers worden constant bewaakt.
  • De kwaliteitsstandaarden worden voortdurend verhoogd.
  • Uitstaande verkooporders, verzendingen en achterstand blijven minimaal.
  • Over het geheel genomen zijn de klanten tevreden.
  • Statistieken betreffende personeelsverloop worden zo gemaakt, dat zwakheden van het management geïdentificeerd kunnen worden.
  • Speur- en ontwikkelkosten (R&D) rijzen niet de pan uit.

Checklist voor niet-financiële indicatoren

Deze checklist heeft betrekking op niet-financiële indicatoren voor de volgende bedrijfsfuncties:

  1. Fabricage en productie
  2. Sales en marketing
  3. Werknemers
  4. Research en development (R&D)
  5. De werkomgeving

We gaan naar elk van deze gebieden kijken en geven voor elk gebied enkele relevante prestatie-indicatoren. Uiteraard zijn er veel meer. Voor uw situatie kunnen die van belang zijn, al dan niet tijdelijk.

1. Fabricage en productie indicatoren

Het enorme volume, de variatie en de complexiteit van management kwesties rondom het productieproces maakt dat dit gebied van bedrijfsactiviteiten bijzonder rijk is aan niet-financiële prestatie-indicators. Voor alle operationele gebieden kunnen indicators bedacht worden.

1.1 Het productieproces

  • Indicatoren afgeleid uit tijd- en bewegingsstudies (modellen en simulaties)
  • Efficiëntie van de productielijn
  • Het vermogen om het fabricageschema te wijzigen als het marketingplan verandert
  • De betrouwbaarheid van de samenstellende componenten van de productielijn
  • Staat van dienst betreffende de reparatie van de productielijn
  • Het houden van falen van gereedgekomen producten tot een minimum
  • Het vermogen om conform het marketingplan te produceren
  • De levenscyclus van de producten

1.2 Controleren van de productiekwaliteit (in één keer goed)

  • De meting van afval
  • De test van componenten, deel-assemblages en eindproducten
  • Foutanalyse
  • "meest waarschijnlijke redenen" voor falen van producten
  • Actuele faal-aantallen vergeleken met de referentie faal-aantallen
  • Ontvangen klachten vergeleken met het quality assurance testprogramma
  • Jaarlijks falen van producten als een % van de verkoopwaarde
  • Falen van producten als een % van de verscheepte aantallen
  • Verschillende indicatoren betreffende de kwaliteit van product of service
  • Verschillende indicatoren betreffende de betrouwbaarheid van product of service

1.3 De externe relaties met leveranciers van de inkoopafdeling

  • Voorraadniveaus en moment van aflevering
  • Metingen van de "precies op tijd" voorraadcontrole
  • Omzetsnelheid van de voorraad
  • Weken in voorraad gehouden
  • Leveranciersprestaties van de aflevering
  • Analyse van niet in voorraad situaties
  • Staat van dienst van de aflevering van onderdelen
  • % van het totaal aantal tijdig afgehandelde verzoeken
  • % afgeleverd met fouten

1.4 Verkooplevering en dienstverlening

  • Verschepingen vs. de datum van het eerste verzoek
  • gemiddeld aantal dagen dat een verscheping te laat is
  • Responstijd tussen eerste contact en eerste bezoek

2. Sales en marketing

  • Metingen gebaseerd op "dicht bij de klant blijven"
  • Klachten over handleidingen
  • Klachten over verpakkingen, of over het gemak van het openen van een verpakking
  • Kwaliteit van het verpakkingsmateriaal
  • Analyse van de klanttevredenheid
  • Vergelijkingen van productprijzen
  • Bestuderen van rapportages betreffende onsuccesvolle bezoeken
  • Bewaking van herhaalde mislukte verkopen door individuele verkoper
  • Analyse van de verkoopcommissie
  • Bewaking van verzoeken en orders
  • Verkoop per 100 klanten
  • "Verkoopefficiëntie" - het omvormen van een verzoek om inlichtingen in een order
  • Analyse van de verkoop per productlijn
  • Per geografisch gebied
  • Per individuele klant
  • Per verkoper
  • Vergelijking van verkooporder met de verscheping - de trend in foutieve verzendingen
  • Analyse van de orderachterstand
  • Korte verkooprapportages
  • Interne publicaties over de prestaties van de verkoopteams
  • Analyse van de basissalarissen en de verkoopcommissies
  • Marktaandeel vergeleken met de competitie
  • Aandeel in nieuwe projecten binnen de industrie
  • Analyse van de lancering van nieuwe producten of diensten
  • Tijd benodigd om reparaties uit te voeren
  • Vertragingen in aflevering aan klanten (goodwill bij klanten)
  • De waarde van garantiereparaties vergeleken met verkoop over die periode

3. Werknemers

  • Controle van het aantal werknemers
  • Aantal werknemers per verantwoordelijke persoon
  • Analyse van de samenstelling van de staf
  • Analyse van de personeelsbehoefte van de business vs. staf
  • Geschoold vs. ongeschoold
  • Aantallen managers vs. operationele staf
  • Analyse eigen personeel vs. extern personeel
  • Analyse werkdruk en activiteiten
  • Bestaande en verwachte vacatures
  • Verloop van werknemers
  • Verloop van werknemers vs. de lokale situatie
  • % overwerk tot totaal aantal gewerkte uren
  • Absentie van werk
  • Stafmoraal (werknemerstevredenheid)
  • Kosten van Werving en Selectie
  • Aantal sollicitanten per personeelsadvertentie
  • Aantal werknemers per advertentiecampagne
  • Stafevaluatietechnieken (personeelsbeoordelingssysteem)
  • Evaluatie van personeelsontwikkelingsplannen
  • Bewaken van specifieke afdelingen, bijv. financiën
  • Rapportagesnelheid van interne managers vs. het hoofdkantoor
  • Accuratesse van de rapportage, gemeten door foutieve allocaties en foutieve cijfers
  • Vragen over de betekenis van rapporten
  • Bewaking van de lange termijn prestaties van departementen
  • Salaris en verdere arbeidsvoorwaarden vs. de competitie

4. Research en Development (R&)D

  • Evaluatie vs. basis R&D objectieven, strategische objectieven en objectieven van projecten
  • Productverbetering tegen potentiële marktacceptatie
  • R&D tegen criteria van technisch
    kunnen, tegen kosten en markten
  • R&D prioriteit vs. andere projecten
  • R&D vs. competitie
  • R&D technische mijlpalen
  • Analyse van de marktbehoefte inzake het voorgestelde product of service levenscyclus en het R&D resultaat
  • Audit van het topmanagement op de R&D projecten
  • Belangrijke programma-mijlpalen
  • De mate waarin prototypes falen
  • Controle door herkenbaarheid en zichtbaarheid - releases, bijv. definitie release, design release, test release, fabricage release, eerste verscheping release, R&D release

5. De werkomgeving

  • Standaard voor de werkplek en werkomgeving
  • Schoonheid
  • Netheid
  • Bedrijfsrestaurant vergeleken met de competitie
  • Andere faciliteiten vergeleken met de competitie.

Wij stellen uw reactie sterk op prijs! Mist u belangrijke gebieden? Zijn het naar smaak veel teveel indicatoren? Ziet u door de bomen het bos niet meer? Laat het ons weten!

Wilt u eens praten over wat KPI's voor uw organisatie kunnen betekenen? Heeft u behoefte aan hulp bij een KPI Quick Scan of een KPI assessment? Of zoekt u advies over hoe het beste in uw organisatie KPi's te implementeren? Neem direct contact op met Hans Lodder voor een vrijblijvend en kosteloos gesprek!

Wilt u dat uw medewerkers zelf in staat zijn om KPI assessments en KPI management in uw bedrijf uit te voeren? Laat Hans Lodder uw medewerkers trainen en coachen!


Back to top