KPI’s Revisited: Deel 4 Actiegerichte Dashboards

Na de introductie van Key Business Indicators als de basis voor performance meting in Deel 1, hebben we achtereenvolgens gekeken naar de toepassing hiervan voor CIO’s en in Not For Profit omgevingen. In dit laatste deel van de serie kijken we naar de implementatie en management aspecten rondom de KBI’s.

Papier is geduldig, zegt een bekende Nederlandse uitdrukking. Het geeft aan dat als iets is opgeschreven dit zeker geen garantie is voor de uitvoering.  Het bedenken van de perfecte set van KBI’s zonder te zorgen voor een goede inbedding en uitvoering is zonde van de tijd.  Behandel hierom KBI’s als zijn de een levend organisme binnen de organisatie.

• Onbeheerd is onbekend
• Onbekend is ongebruikt
• Ongebruikt is zinloos

Als niemand zich als eigenaar van een KBI ziet dan zal de zichtbaarheid hiervan erg laag zijn. Alleen als een senior manager zich als zichtbare eigenaar opstelt, en hiermee laat zien dat voor hem of haar de KBI een serieus business element is, zal acceptatie door het team plaatsvinden. En als de eigenaar van een KBI niet communiceert hoe hiermee zijn of haar management beslissingen worden ondersteund, wordt de KBI al snel gezien als de volgende zinloze administratieve exercitie.

Het presenteren van de uitkomst van een KBI ver na het verstrijken van de periode waarover is gemeten, of nog veel erger dit verstoppen in de jaarlijkse verslaglegging, is zinloos. Wat achter ons ligt is historie, wellicht nuttig om te weten maar alleen kortstondig van nut voor het veranderen van het "nu".

• Real-time
• Pragmatisch
• Actiegericht

Dynamische dashboards zijn verbonden met de operationele systemen en laten in Real Time de actuele status verandering in een KBI zien. Dit leidt tot permanente zichtbaarheid en dwingt tot actie. Maar maak niet de vergissing alleen te investeren in een gelikte , 3D , waanzinnig dure boardroom versie die door niemand anders wordt gezien dan de directie of bezoekers . Het is veel nuttiger een simpele op de operatie gefocusseerde oplossing te hebben met een beperkt aantal elementen maar met de juiste informatie voor de doelgroep. Het kan hierbij zo simpel zijn als een screensaver op de desktop.

Vrijwel alle ERP oplossingen hebben geïntegreerde dashboard functionaliteit maar daarnaast zijn er talloze speciale tools die kunnen helpen. Voor complexe KBI’s met een structuur van onderliggende elementen, is het belangrijk om via “drill down” functionaliteit te kunnen zoomen en hiermee op het juiste niveau te kunnen interveniëren.

Maar al is de presentatie nog zo mooi, het dashboards is waardeloos als er geen actie op wordt ondernomen. Actiegerichte dashboards waar vanuit ook werkelijk acties geïnitieerd kunnen worden (alles van het verspreiden van een memo tot het aanpassen van parameters in applicaties ) en die de situatie vóór en na wijziging aangeven, hebben de hoogste acceptatiegraad en dus impact.  Idealiter hebben dashboards ook "What-if" functionaliteit zo dat een manager en zijn team een prototype van de uitkomst van actie kunnen maken. 

Een hoog Star Trek gehalte ? Absoluut niet de benodigde technologie is al jaren beschikbaar en betaalbaar en wordt in de meest complexe productie omgevingen gebruikt. In sommige industrieën worden complete productie units gestuurd middels actie gerichte dashboards . Dus waarom adopteren we dit niet voor de meer service georiënteerde bedrijfsprocessen ? Maar alleen nadat we KBR’s, KPI's en dus KBI's veel serieuzer gaan nemen en deze naar de desktop van alle betrokken medewerkers brengen.

Zoals altijd: commentaar is welkom.

Hans.van.nes@results2match.com