KPI’s Revisited: Deel 3: KBI’s voor not-for-profit organisaties

Het is een mythe dat Key Performance Indicatoren niet zouden werken voor not-for-profit organisaties. Maar het is wel opmerkelijk hoe weinig not-for-profit organisaties meetinstrumenten gebruiken om hun performance te meten, laat staan zinvolle. Zeker als we de gedachten achter de Key Business Indicatoren toepassen, is het duidelijk dat deze indicatoren voor elk type organisatie zinvol kunnen zijn bij het bewaken van de door hun "klanten" gewenste resultaten.

KBI's voor not-for-profit organisaties (NPO's) lijken sterk op die voor hun commerciële tegenhangers. In commerciële organisaties zijn de KBI's gebaseerd op het meten van de uitvoering van de business processen. In Not-for-profit organisaties moeten KBI's  zich in deze analogie richten op de doelstellingen die de NPO wil bereiken zonder hiervoor winst/winstmaximalisatie te behalen. Maar omdat er zoveel verschillende typen van NPO's zijn is het handig deze eerst nader te categoriseren.

We maken hierbij onderscheid in twee relevante NPO categorieën:

• Private instituties (gemeenschappen, ondersteunt groepen, patiënten verenigingen, stichtingen, etc.)
• Publieke instituties (steden, gemeentes, provincies, departementen, etc.)

KBI’s voor Private instituties

In het geval van private instituties zijn normaal gesproken de missie en visie goed gedefinieerd en vormen dus hiermee een prima logische basis voor de KBI's.

Een aantal voorbeelden hoe verschillende gebieden:

• Bijdrage aan doelstelling
  -percentage netto ontvangen geld daadwerkelijk gebruikt voor de gekozen activiteit (doel: het beperken van de overheadkosten en verspilling van geld door bovenmatige administratie en of niet productieve staf)
• Toegevoegde waarde aan gemeenschap
  -percentage van analfabetisme in een gekozen bevolkingsgroep  
  -percentage op rationele ondersteuning (bijvoorbeeld eten) ten opzichte van structurele ondersteuning (bijvoorbeeld een tractor)
• Diversiteiten rijkdom
  -percentage percentage van verandering in soorten rijkdom in een bepaald gebied als gevolg van natuurbeheer activiteiten

KBI’s voor Publieke instituties

Publieke organisaties hebben vaak verhulde doelstellingen. De reden om de organisatie op te richten (wetgeving, politiek,) ligt vaak in het verleden en de oorspronkelijke visie en missie zijn hierdoor ondergesneeuwd of zelfs onbekend. Heb je zelf ooit afgevraagd wat de missie is voor het gemeentebestuur van de plaats waar in je woont?

In deze context zien we een aantal vreemde dingen bij publieke instellingen. Vaak hebben ze een wettelijke verplichting om hun performance te meten. Maar vanuit welke optiek? Vanuit de organisatie of vanuit de klant? Wordt de oorspronkelijke missie überhaupt regelmatig heroverwogen of zelfs publiekelijk gemaakt? Als een resultaat van het voorgaande zie je vaak dat publieke organisaties worden gestuurd op basis van interne gerichte indicatoren dan op basis van hun externe service kwaliteit.

De KBI's voor publieke organisaties dienen gemodelleerd te worden op basis van drie bepalende elementen: doelstelling, gemeenschap en wetgeving. Wederom een aantal voorbeelden:

• Bijdrage aan Doelstelling
  -percentage netto ontvangen/ingehouden geld, na aftrek van systeem kosten, arbeidskosten en overhead, dat daadwerkelijk wordt gebruikt voor een bepaalde service aan de burgers
• Waarde voor de Gemeenschap
  -percentage percentage van de gemeenschap dat een aangeboden service gebruikt 
  -percentage kinderen dat een aangeboden opleiding voltooid 
  -tevredenheid onder burgers over de snelheid en kwaliteit van contacten met de organisatie
• Waarde van de Wetgeving
  -nettowaarde van een belastingmaatregel ten opzichte van de geplande opbrengst of sociaal effect (na aftrek van systeem kosten, kosten van acceptatie zoals stakingen, kosten van negatieve zijeffecten zoals belastingontduiking et cetera)

ik ben er zeker van dat dit laatste voorbeeld een demasqué betekent van een hoop politici en hun wetgeving. Maar in zijn algemeenheid is het duidelijk dat als je denkt waarom een instituut bestaat, het selectief eenvoudig is om geschikte KBI's voor NPO's te definiëren.

In het volgende en laatste deel van deze serie zullen bespreken hoe KBI's te managen en te communiceren middels actieve dashboards.

Zoals altijd: commentaar welkom.

Hans.van.nes@results2match.com