Kantoor productiviteit: stop interrupties

In mijn blog Social Media: de perfecte productie killers maakte ik de annoncering van een CEO dat hij email in zijn bedrijf wilde vervangen door social media oplossingen een beetje belachelijk. Los van de interessante polemieken die deze annoncering te weeg bracht, zette het me wel aan het denken waarom de productiviteit in de meeste kantoren zo laag is. Daarom mijn persoonlijke Top-3 van productiviteit killers.

Vergaderingen

4 van de 5 meetings zijn zinloos. Ze zijn gepland voor de grote glorie van de manager ("Dat is wat ik doe..."), ingesleten gewoonte ("We hebben altijd een wekelijkse vergadering...") of het wordt aangenomen dat ze een positieve invloed hebben ("Het geeft iedereen een kans om de persoonlijke ideeën te uiten..."). Operationele meetings moeten zich focussen op operationele zaken en beslissingen. Het uitwisselen van ideeën, de temperatuur van het water voelen, saamhorigheid kweken, politiek, straffen en alle andere storende elementen moeten op een andere manier opgelost worden. De typische wekelijkse verkoop vergadering wil dit echter allemaal adresseren: voortgang deals, het aanpakken van de niet succesvolle verkoper en marketing die haar nieuwe campagne presenteert. En dit alles met 10 personen rond de tafel die elk 5 min per uur aan het woord zijn.

Dit heeft mij geholpen:

- heeft een vergadering geen duidelijk doel, houdt hem dan niet
- meer dan vijf personen heeft geen zin
- als je iets bilateraal kunt regelen, vergader er dan niet over
- alleen actie lijsten, geen notulen
- Begin op tijd, maximaal 1 uur, stop op tijd

Opmerking: er moet ook gerichte tijd mogelijk zijn voor de niet operationele dingen. Het is bijvoorbeeld zinvol om een halfdaagse meeting te hebben over de gewenste aanpassingen van de verkoopstrategie. Maar wel met een publiek dat hier voorbereid naar de toe komt en iets aan het onderwerp bij te dragen heeft.

Hiërarchieën

Elk extra hiërarchisch niveau in een organisatie geeft ten minste 20% verlies van de totale productiviteit in de keten. Elke baas heeft immers  informatie nodig en dus tijd van het niveau onder hem of haar, teneinde te kunnen controleren en te rapporteren naar een volgend niveau. Dit zou acceptabel kunnen zijn als het presenteerde in bredere activiteiten voor de gehele organisatie. Dit is meestal echter niet wat er gebeurt: elke manager zoekt een reden van zijn bestaan en zal dus "hulp aanbieden" aan het team via procedures, vergaderingen en andere niet productieve activiteiten.

Dit heeft mij geholpen:

- empowerment van de medewerkers en teams
- management by exception
- een meewerkend voorman is beter dan een fulltime manager
- kom uit het ivoren management toren
- wees een leider in plaats van een manager

Email

De zegening van de e-mail heeft ons nu bijna 20 jaar bereikt, veranderend van grenzen doorbrekend papierloos kantoor tool in de icoon van de informatie overladen kantoormedewerker. Lijkt te worden bedreigd door een volgende incarnatie in de vorm van social media maar volgens mij over 20 jaar nog steeds aanwezig. Het credo: minder is meer!

Dit heeft mij geholpen:

- creëer vaste mail momenten, gefocust en zonder storingen
- lees geen mail waarin je alleen CC bent
- sla mail over die geen directe bijdrage heeft aan de taak die nu uitvoert
- sla geen informatie mails op om ze later nog eens te lezen; kostte alleen maar je weekend
- beperk abonnementen op interne status updates, bulletin boards, nieuwsbrieven, etc. die niet bijdragen aan je primaire taken

Alle productiviteit killers, ook diegenen buiten mijn Top-3, hebben één ding gemeenschappelijk: ze creëren onnodige interrupties. Sommige hiervan kunnen eenvoudig op persoonlijk niveau worden aangepakt, andere hebben een cultuurverandering nodig. Maar zelfs kleine stapjes kunnen een geweldige verbetering betekenen: elke interruptie heeft naast het eigen verlies ook een impact op de herstart van de gestoorde activiteit. Dus elke interruptie minder heeft een dubbel effect.

Zoals altijd, commentaar welkom.

Hans.van.nes@results2match.com