Hoe de doorlooptijd van een bedrijfsproces te halveren?

In mijn meest recente blog ging over bureaucratieën. We ontdekten dat het zeer moeilijk is om een bureaucratie te veranderen. Daarvoor heb je een programma nodig, dat losstaat van de organisatie. Dat leidde prompt tot een vraag van een lezer over hoe de doorlooptijd van een kernproces van de bureaucratie te halveren. Goede vraag!

De foto van de chemische raffinaderij geeft een prima visualisatie van een complex bedrijfsproces. Op de foto zie je de blauwe lucht, de aanstormende donderwolken, de stoom van de raffinaderij en alle buizen en vaten zelf in een verlaten landschap. Een bedrijfsproces optimaliseren is net het afpellen van een ui. Van buiten naar binnen komt er steeds meer zicht op wat er echt aan de hand is, en hoe je dat kunt verbeteren. Zo verandert de blauwe lucht langzaam in een kaal landschap.

De beste oplossing voor een bureaucratie is waarschijnlijk om die met rust te laten. Ik begrijp heus wel dat daarmee de doorlooptijden niet veranderen, maar het geeft ook geen hoofdpijn.

Aanpakken die niet werken

Zo, je bent koppig en je wilt nog steeds de bureaucratie veranderen. Zoals de eerder genoemde blog uitlegt, heeft het geen zin de verandering over te laten aan de werknemers van die organisatie, omdat dat niet werkt. Zo je moet dus van buiten naar binnen kijken.

Wat ook niet werkt, is deze taak top-down aanpakken. Dus een op zich prima aanpak als om te starten met een business strategie assessment en die verder uit te werken, gaat niet tot verbeteringen leiden. Dus de oplossing moet bottom-up toegepast worden.

Het probleem kan ook niet opgelost worden door de huidige werknemers anders te laten werken, terwijl zij onderdeel blijven van hun huidige afdeling. De 'normale' gang van zaken zal ervoor zorgen dat alle nieuwe initiatieven doodbloeden. Dus je hebt een klein groepje mensen nodig, die het samen in een project los van de organisatie oplossen. Zodra er een succesvolle aanpak ontwikkeld is, dan kun je beginnen met de organisatie te veranderen.

Het algoritme om de doorlooptijd van een bedrijfsproces te halveren

Vergeleken met het voorafgaande is het algoritme om de doorlooptijd van een proces te halveren tamelijk simpel. Gebruik de term orders voor een commercieel bedrijf. Als het in jouw bedrijf gebruikelijk is om een andere term te hanteren, zoals bij not-for-profit organisaties, gebruik die dan in plaats van order.

1. Creëer een lijst van verwerkte orders. Neem ook nazorgpunten op.
   Deze lijst dient in ieder geval de volgende items te gaan bevatten:
   order -> naam klant, datum order, bedrag order, datum factuur, datum factuur betaald, commentaar
   orderregel -> naam product, hoeveelheid product, bedrag product
   Deze lijst is je basis voor verbeteringen. Hij wordt in de komende stappen opgesteld, verrijkt en gevalideerd.
2. Analyseer de lijst en bespreek hem in detail met een stafmedewerker van de betrokken organisatie eenheid.
   Neem de lijst en ga er stap voor stap doorheen, totdat je hem volledig begrijpt en dat je precies begrijpt hoe deze organisatie werkt. Aspecten zijn:
   • Hoe werkt het order-, afleverings- en facturatie-proces precies?
   • Welke organisatie-eenheden zijn erbij betrokken en op welke manier?
   • Wordt elk product op dezelfde manier verwerkt, of zijn de stappen afhankelijk van het product?
   • Teken het processchema. Zorg ervoor dat de organisatie-eenheden, de producten en de proces-stappen een eigen kleur en symbool krijgen.
   • Voeg per orderregel de exacte start- eindtijd toe per organisatie-eenheid en bereken de doorlooptijd.
   • Voeg van elke organisatie-eenheid de eigenschappen toe, zoals het aantal fte, het aantal werknemers, het gemiddelde opleidingsniveau en de gebruikte technologie. Voeg ook specifieke condities toe, die de besturing van het proces bepalen.
   • Vat de resultaten samen. Welke feiten heb je vastgesteld op het gebied van mens, proces en technologie? Hoeveel kapitaal is nodig om elk product te kunnen leveren? Wat is de performance? Hoe is de performance van deze organisatie vergeleken met andere organisaties uit deze klasse?
3. Sorteer de lijst op urgentie ("laag hangend fruit").
   Urgentie is hier bedoeld in relatie tot de oorspronkelijk gestelde vraag: Kunnen we de doorlooptijd halveren? Wat veroorzaakt grotendeels de huidige doorlooptijd? Zijn er manieren om deze tijd te verminderen? Aan welke eisen moet voldaan zijn om dit mogelijk te maken?
4. Valideer de gesorteerde lijst met de projectsponsor.
   Vat de meest belangrijke bevindingen samen in een presentatie voor de projectsponsor en valideer deze punten met hem.
5. Definieer samen met de sponsor de volgende stap: de iteratieve implementatie van een oplossing.
   Creëer een implementatieplan op grond van de issues, die door de projectsponsor zijn goedgekeurd.

Wat zijn jouw ervaringen met het halveren van de doorlooptijd van een belangrijk bedrijfsproces? Wij horen graag van je! Deel je ervaringen met de Results2Match Community!

Heb je wat hulp nodig bij een Quick Scan halvering doorlooptijd? Kun je begeleiding gebruiken om veranderingen in de organisatie door te voeren? Heb je ooit wel eens een business round table workshop overwogen en zo alle neuzen een kant op te krijgen? Lees nu de Process Innovation flyervan Results2Match, en ontdek zelf alle voordelen!

Of wil je je eigen staf verder professionaliseren met betrekking tot organisatievragen, Quick Scans of Assessments? Laat Hans Lodder hen nu trainen en coachen!