Een beter MIS leidt tot betere beslissingen. Waar? Niet waar!

Ik kreeg het eervolle verzoek van een klant om mee te werken aan het ontwerp en de implementatie van het beste MIS ooit! Nu ben ik geen Business Intelligence professional, maar ik weet wel het een en ander over hoe beslissingen te nemen, belangrijke processen daaromheen en de verbetering ervan.

Betere beslissingen

Om het nemen van beslissingen te verbeteren hebben we een goed management controle systeem nodig en een goed proces om het controlesysteem te verbeteren. Dat garandeert ons 3 zaken:

1. We nemen goede beslissingen.
2. We controleren de uitkomst van onze beslissingen.
3. We verbeteren ons beslissingssysteem, dus we nemen steeds betere beslissingen.

Om een beslissing te kunnen nemen hebben we informatie nodig. Dat klopt. Maar we moeten niet vergeten dat we managers hebben om voor ons beslissingen te nemen op basis van incomplete informatie en in complexe situaties. Als we een goed model zouden hebben voor zulke situaties en informatie van aanvaardbare kwaliteit, konden we het nemen van beslissingen automatiseren en zouden we de managers in het geheel niet nodig hebben.

MIS requirements zouden dit niet moeten zijn:

1. Sla alle informatie op.
2. Stel een willekeurige vraag.
3. Krijg real-time en on-line je antwoorden.

Dat leidt tot te dure projecten en weinig voordelen voor het beslissingsproces en uitkomst.

De plaats van een MIS in de keten

Een MIS is een subsysteem van het controle systeem. Het ondersteunt bij het nemen van beslissingen, maar het kan zelf geen beslissingen nemen, hoe goed het ook is of wordt. Omdat het een subsysteem is, zijn de MIS requirements afhankelijk van het controle systeem. Daarom kun je geen MIS ontwerpen of implementeren zonder de requirements van het controle systeem. Je moet die eisen eerst implementeren en testen.

Belangrijke stappen zijn daarom:

1. Begrijp de beslissingen die ondersteund moeten worden.
2. Analyseer elke beslissing om na te gaan welke informatie nodig is voor effectieve besluiten.

En trouwens, managers zou niet toegestaan moeten worden om een informatiesysteem te creëren en/of gebruiken, waarvan zij niet in staat zijn om de performance te evalueren. Dat is in strijd met hun belangrijkste taak: het nemen van beslissingen onder moeilijke en complexe omstandigheden en met weinig kennis tot hun beschikking. Het kan niet zo zijn dat het systeem de manager bestuurt, hetgeen helaas veel meer gebeurt dan wij willen weten.

Veel voorkomende valkuilen van MIS projecten

Helaas werkt het meestal omgekeerd: men begint met de informatievoorziening te verbeteren, daarmee aannemend dat de beslissingen 'automatisch' beter worden. Prof. Dr. Russel L. Ackoff identificeert in zijn boek A Concept of Corporate Planning 5 aannames die gewoonlijk genegeerd worden bij de implementatie van een MIS. Het boek is trouwens nog steeds voor een paar Euro's te koop op Amazon.com. Deze valse aannames zijn:

1. Managers hebben dringend meer relevante informatie nodig.
   Onjuist, want ze meer behoefte aan de reductie van irrelevante informatie.
2. Managers hebben de informatie nodig waar zij om vragen.
   Alleen waar als zij een goed beslissingsmodel hebben, maar in zo'n situatie kunnen de beslissingen geautomatiseerd of gedelegeerd worden.
3. Als een manager beschikt over de informatie die hij nodig heeft, dan neemt de kwaliteit van zijn beslissingen toe.
   Alleen waar voor zeer simpele beslissingen.
4. Meer communicatie tussen managers leidt tot een betere performance van de organisatie.
   Alleen waar in organisaties, waar de doelen van de verschillende eenheden niet met elkaar in conflict zijn en wel in overeenstemming met de doelen van de gehele organisatie.
5. Een manager hoeft niet te weten hoe zijn informatiesysteem werkt, want hij hoeft het alleen te kunnen gebruiken.
   Niet waar, want als dit waar zou zijn, dan wordt hij bestuurd door het systeem en is hij niet bestuurder ervan.

Een MIS is een subsysteem, deel van het management controle systeem. Als het leidend is, dan ondervindt u weinig duurzame voordelen van de introductie van het MIS. Een goed ontworpen management controle systeem en een geschikt MIS kunnen u echt helpen en op de toekomst voorbereid maken!

Hans Lodder - Decision Process Expert!

Wij dagen de status quo uit. Wij zien meer onmogelijkheden dan anderen. Wij creëren meer effectieve vormen van samenwerking. Dit leidt tot beteren resultaten. Altijd.

Meer weten, laat me weten hoe ik je kan benaderen, door me een bericht te sturen of bel me op 06-23937263.

Je kent iemand, die ook efficiëntie van de status quo bespreekbaar maakt. Waarom stuur je deze blog dan niet door? Namens haar of hem alvast bedankt!

Hans Lodder
Decision Process Expert

Spectaculair succes wordt altijd voorafgegaan door niet spectaculaire voorbereiding.