De operationele kosten van uw ERP systeem kunnen omlaag: door alle lekken te dichten!

Organisaties worstelen voortdurend met hogere operationele kosten van hun ERP systemen dan oorspronkelijk gepland was. Dit veroorzaakt budgetoverschrijdingen en het wegsmelten van marges. Er zijn veel initiatieven ontplooid om dit te verbeteren. Maar welke wegen leiden naar succes?

Waarom zijn de operationele kosten van ERP systemen te hoog

Recent was ik persoonlijk betrokken bij een succesvol project om de kosten van een SAP systeem belangrijk te verlagen. Daarom is dit een goed moment aandacht aan dit onderwerp te geven.
Er kunnen verschillende redenen zijn waarom de operationele kosten van een ERP systeem te hoog zijn. Deze 3 vind ik de belangrijkste:

1. De organisatie kan meer functionaliteit geïmplementeerd hebben dan ze eigenlijk nodig heeft.
   Duur om te realiseren en duur in het onderhoud, met hoge operationele kosten als resultaat.
2. De organisatie kan veel meer details geïmplementeerd hebben dan gewenst is.
   Veranderingen aan het ERP systeem zullen daarmee vaak voorkomen en duur zijn.
3. De organisatie heeft mogelijk niet alle relevante bedrijfsregels geïmplementeerd.
   Er lekt geld weg, omdat het ERP systeem gebruikt wordt op een manier die je geenszins zo voorzien, noch bedoeld hebt.

Alle 3 de redenen veroorzaken onnodig hoge operationele kosten.

Objectieven van een ERP systeem - Uitgangspunten en achtergrond van Enterprise Resource Planning

voor zover ik weet, zijn de 1ste gedachten over ERP ontstaan in de vijftiger jaren van de vorige eeuw. In 1968 schreef Russell Ackoff zijn boek Fundamentals of Operations Research. Hierin vermeldt hij een 8-tal mogelijke objectieven voor een ERP systeem:

1. Allocatie
   De berekening van de optimale allocatie van resources.
2. Voorraad
   Berekening van de optimale voorraad.
3. Vervanging
   Berekening van de optimale vervangingstijd.
4. Wachtrijvorming
   Berekening van de optimale opzet van wachtrijen.
5. Volgorde en coördinatie van taken en activiteiten
   Berekening van de optimale volgorde van taken.
6. Routevorming
   Berekening van de optimale route.
7. Competitie
   Berekening van de optimale marketing mix in relatie tot het aanbod en de mogelijkheden van de competitie.
8. Zoeken
   Berekening van de optimale manier om informatie te verkrijgen, te verwerken en te distribueren.

De meest belangrijke conditie, waaraan voldaan moet worden, is dit:

De basis voor deze objectieven is door control variabelen van een abstract bedrijfsmodel te berekenen voor operationele en tactische doeleinden. Het veronderstelt daarmee dat het bedrijfsmodel stabiel is.

Het gevolg is dat enige wijziging in (politieke) omgeving, competitie, leveranciers, technologie of leveringsketen het model onzuiver of mogelijk zelfs ongeldig maakt. Het ERP systeem zal daarmee minder optimaal gaan presteren. Hogere operationele kosten zijn het onvermijdelijke resultaat.

Mijn conclusies:

• Een ERP implementatie moet periodiek gecontroleerd worden.
  Een ERP implementatie moet onder alle omstandigheden en altijd specifiek blijven voor die organisatie in die situatie.
• Een actief en adequaat beslissings- en stuurproces is noodzakelijk.
  Het is niet voldoende om de waarde van deze control variabelen te rapporteren. Ook moet managers geleerd worden hoe een beslissing te nemen, hoe er zorg voor te dragen dat de beslissing uitgevoerd wordt en dat zij de uitkomst moeten controleren.

Mogelijke oplossingen voor de actieve reductie van de operationele kosten van ERP systemen

Gartner biedt een oplossing door middel van een speciale applicatie, die complementair is aan het ERP systeem. Het heeft zijn CCM aanpak geïntroduceerd, applicaties die organisaties kunnen helpen om naar gaten in hun bedrijfsregels te zoeken.

Consider Solutions biedt een continue performance monitoring aanpak aan op basis van een abonnement. Consider gaat periodiek na of er dure uitzonderingen van bedrijfsregels voorkomen in processen en dicht daarna de lekken.

Ook Results2Match heeft werk uitgevoerd op dit gebied. Hans van Nes heeft verschillende blogs geschreven om de operationele kosten van ERP systemen te reduceren en overwegingen op het gebied van KPI's.

In het licht van de eerder genoemde eisen aan ERP systemen is het abonnement gestuurde aanbod van Consider Solutions zeer het overwegen waard. Je kunt contact opnemen met Dan French, CEO van Consider Solutions voor meer informatie over hoe Consider ook jouw operationele kosten kan verlagen.

Hans Lodder - Leap Frog Improvement Expert!

Leap frog improvement is de methode, die sprongsgewijs belangrijke verbeteringen doorvoert.

Ik maak de efficiëntie van de status quo bespreekbaar. Ook zie ik meer oplossingen en creëer effectievere vormen van samenwerking. Dat leidt altijd tot betere resultaten.

Meer weten, laat me weten hoe ik je kan benaderen, door me een bericht te sturen of bel me op 06-23937263.

Je kent iemand, die ook efficiëntie van de status quo bespreekbaar maakt. Waarom stuur je deze blog dan niet door? Namens haar of hem alvast bedankt!

Hans Lodder
Leap frog improvement expert

Spectaculair succes wordt altijd voorafgegaan door niet spectaculaire voorbereiding.